Jak promować BPM we własnej organizacji – najlepsze praktyki

Dowiedz się, jak promować BPM we własnej organizacji i uzyskać większe zaangażowanie w inicjatywy związane z zarządzaniem procesami.

Wyobraź sobie następujący scenariusz: wdrożyłaś/wdrożyłeś zarządzanie procesami biznesowymi, którego celem jest postrzeganie funkcjonowania Twojej organizacji przez pryzmat procesów w niej zachodzących. Dalsze kroki wydają się oczywiste – identyfikacja, analiza i usprawnianie procesów, w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb Klientów oraz zwiększanie wydajności i obniżanie kosztów.

Aby jednak przekształcić dobrze zaplanowaną wizję w rzeczywistość i uwolnić prawdziwy potencjał BPM, wszyscy muszą się zaangażować i uwzględnić przyjęty standard zarządzania procesami w swoich codziennych działaniach. Zazwyczaj właśnie tutaj wiele firm zaczyna napotykać problemy.

Po przedstawieniu uzasadnienia biznesowego ścisłemu kierownictwu i zaangażowaniu właścicieli procesów do tworzenia architektury procesów, zarządzanie procesami zaczyna powoli stawać się częścią Twojej organizacji. Niemniej jednak po pewnym czasie okazuje się, że szefowie poszczególnych obszarów niechętnie dedykują swoich pracowników do działań związanych z zarządzaniem procesami i niechętnie wprowadzają zmiany w swoich procesach. Użytkownicy mają problemy z narzędziem wspierającym BPM i wykazują opór przed zmianą. Nawet wcześniej przekonani do zmian menedżerowie zaczynają wyrażać swoje wątpliwości.

Jeśli któryś z problemów brzmi znajomo, możesz mierzyć się z tym, co lubimy nazywać marketingiem procesowym. Na szczęście mamy kilka wskazówek i dobrych praktyk, którymi możemy się podzielić. Jeśli więc chcesz poznać kluczowe metody podnoszenia świadomości procesowej w Twojej organizacji i tworzenia skutecznej strategii wewnętrznego marketingu procesowego – przeczytaj dalszą część tego artykułu!

Zarządzanie oczekiwaniami

Cofnijmy się zatem do początku – czym właściwie jest marketing wewnętrzny i dlaczego jest on fundamentem dla Twoich inicjatyw BPM? Marketing wewnętrzny to działania polegające na promowaniu misji organizacji, celów krótkoterminowych i długoterminowych, a także wartości korporacyjnych wśród wszystkich pracowników. Prowadzenie bezpośredniej i częstej komunikacji ułatwia transfer wiedzy w całej organizacji i zapewnia wszystkim pracownikom dostęp do najważniejszych informacji. Jednak ostatecznym celem komunikacji wewnętrznej jest rozwijanie poczucia przynależności do zespołu i budowanie zaufania między pracownikami a kierownictwem. W rezultacie tworzy to poczucie wspólnego celu i motywuje pracowników do współpracy w jego realizacji.

Podczas ustalania działań w ramach wewnętrznego marketingu procesowego należy wziąć pod uwagę to, że poszczególne grupy interesariuszy mogą mieć różne oczekiwania oraz potrzeby informacyjne. Na przykład kadra zarządzająca może preferować zwięzły przekaz najważniejszych informacji i podsumowanie korzyści z wprowadzenia zarządzania procesami, zamiast szczegółowego przeglądu poszczególnych elementów standardu.

Z kolei szefowie działów mogą być bardziej zainteresowani dogłębną analizą – w celu wskazania potencjałów optymalizacji i automatyzacji, które mogą zwiększyć efektywność ich procesów. Dlatego Twoja wewnętrzna strategia marketingowa powinna być dostosowana do potrzeb różnych interesariuszy. Możesz pomyśleć, że to zbyt złożone, ale dzięki takim działaniom możesz przenieść BPM w Twojej organizacji na wyższy poziom.

Wykorzystaj nasze najlepsze praktyki

Marketing wewnętrzny powinien być oparty na zasadach skutecznej i szczerej komunikacji – angażującej współpracowników i motywującej ich poprzez wyznaczanie wspólnych celów i wymiernych korzyści. Najlepsze praktyki opisaliśmy w formie kroków, które możesz podjąć, aby poprawić komunikację wewnętrzną i zaangażować interesariuszy:

Komunikuj zarządzanie procesami

Niezależnie od miejsca Twoich interesariuszy w hierarchii organizacyjnej skuteczna komunikacja to podstawa. Przekazuj przejrzyste i rzetelne informacje oraz zapewnij regularne raportowanie kadrze zarządzającej. Twórz i udostępniaj raporty bezpośrednio przez wykorzystywane narzędzie BPM, zapewnij interfejs do preferowanego przez interesariuszy oprogramowania klasy Business Intelligence lub rozważ przyznanie im dostępu do narzędzia BPM, aby mogli generować raporty zgodnie ze swoimi potrzebami i preferencjami.

Upewnij się, że interesariusze są zaznajomieni z podstawowymi funkcjami raportowania w Twoim systemie BPM. Ponadto postaraj się jak najwcześniej zaangażować kadrę kierowniczą do swojej inicjatywy procesowej. Przedstaw powody i cele przedsięwzięcia procesowego, zanim przejdziesz do realizacji. Po wdrożeniu systemu BPM i opracowaniu architektury procesów upewnij się, że użytkownicy końcowi zostali poinstruowani, jak korzystać z narzędzia i jakie korzyści przyniesie ono w ich codziennej pracy.

Zaangażuj swoją grupę docelową

Zacznij od wdrożenia systemu do monitorowania KPI, do którego wszyscy interesariusze będą mieli łatwy dostęp. Poinformuj o podstawowych funkcjach Twojego narzędzia i zaplanuj comiesięczne spotkania, aby informować o postępach Twojej inicjatywy. I pamiętaj: zarządzanie procesami to cykl, a nie jednorazowe działanie.

Jak więc sprawić, żeby menedżerowie poszczególnych obszarów dzielili się wiedzą w ramach wdrożenia zarządzania procesami? Potwierdź i zakomunikuj odpowiedzialności w ramach przedsięwzięcia i przedstaw oczekiwania dotyczące ich wkładu. Upewnij się, że przeszkolisz ich w zakresie korzystania z systemu BPM oraz znajomości standardu i wyjaśnij, jak zarządzanie procesami w twojej organizacji zależy od jakości ich wkładu. Ogólnie rzecz biorąc, im więcej wiesz o procesach w poszczególnych obszarach, tym więcej korzyści z optymalizacji procesów możesz wypracować dla menedżerów tych obszarów.

Zachęcaj korzyściami

Korzyści płynące z wystandaryzowanych, usprawnionych i monitorowanych procesów powinny być jasne dla wszystkich w Twojej organizacji. Pamiętaj, aby podkreślać te korzyści za każdym razem, gdy przedstawiasz wyniki lub udostępniasz raporty. Kierownictwo średniego szczebla często potrzebuje dokładnych informacji o wymiernych korzyściach, takich jak redukcja kosztów czy wzrost wydajności. Jest to szczególnie widoczne w działach realizujących procesy wspierające, takich jak dział HR.Pamiętaj więc, aby wyjaśniać, w jaki sposób procesy mogą zostać zautomatyzowane, dzięki wystarczająco dokładnej wiedzy o realizowanych w danym obszarze zadaniach. Porozmawiaj z kierownikami produkcji o tym, jak mogą przetestować potencjalne zmiany w procesie dzięki narzędziu do symulacji procesów, w oparciu o zebrane dane. Wyjaśnij, w jaki sposób bieżące monitorowanie procesów może pomóc szefowi działu realizacji zamówień w wypracowaniu oszczędności. Powtarzaj te zasady w komunikacji ze wszystkimi innymi działami i ich przedstawicielami.

Powinnaś/powinieneś dobrze skonfigurować system BPM, który będzie obsługiwał wszystkie Twoje potrzeby i oczekiwania dotyczące marketingu procesowego. Dzięki narzędziu do zarządzania procesami biznesowymi, takiemu jak ADONIS, możesz mieć pewność, że  inicjatywy takie jak modelowanie procesów, automatyzacja procesów, dokumentowanie procesów i wiele innych w pełni wykorzystają swój potencjał. Dzięki różnym możliwościom, takim jak udostępnianie w organizacji informacji o procesach poprzez integrację z Confluence lub integracja z narzędziami process mining, system ADONIS może Cię wspierać w Twoich dążeniach do osiągnięcia doskonałości operacyjnej.

Podsumowanie

Promowanie BPM w Twojej organizacji może być trudnym zadaniem, ponieważ wymaga elastycznego podejścia, aby sprostać różnym potrzebom i oczekiwaniom wszystkich interesariuszy. Dlatego ważnym krokiem jest zaplanowanie wewnętrznego marketingu procesowego – obejmującego budowanie wśród pracowników świadomości i zrozumienia korzyści płynących z zarządzania procesami oraz tego, w jaki sposób BPM może pomóc w skutecznym osiąganiu celów.

Motywacja jest kolejnym ważnym czynnikiem, ponieważ pracownicy są bardziej skłonni do identyfikowania się z inicjatywą BPM, jeśli czują się zmotywowani i zaangażowani. I wreszcie, nie bagatelizuje znaczenia transferu wiedzy, ponieważ to, co jest nieznane często wydaje się bardziej przerażające i ryzykowne.

Jeśli masz trudności z promowaniem BPM w swojej organizacji, zawsze jesteśmy gotowi, aby Ci pomóc. Możesz skontaktować się z nami bezpośrednio, aby omówić wyzwania związane z marketingiem procesowym i dowiedzieć się, jak ADONIS i BOC Group mogą pomóc Ci skutecznie je pokonać!