Wprowadzenie

Praca zdalna stała się w ostatnich latach niespotykanie popularna. Jeśli pracowałeś w ten sposób lub nadal pracujesz, prawdopodobnie zgodzisz się, że (pomimo wielu korzyści) praca z dala od biura i kolegów może nie być w pełni efektywna pod względem współpracy.
Jeśli pracujesz w zarządzaniu procesami, prawdopodobnie zmagałeś się z podobnym wyzwaniem: Zarząd poprosił Cię o przegląd istniejących procesów i ich dostosowanie do najnowszych zmian operacyjnych. Ponieważ zarządzanie procesami biznesowymi wpływa na całą organizację i obejmuje różnych interesariuszy, zadanie wymagało od Ciebie zebrania informacji od różnych komórek organizacyjnych i współpracowników. W czasie realizacji zadań często czułeś się ignorowany i nie otrzymałeś żadnej informacji zwrotnej lub otrzymywałeś ją za późno.
Jeśli brzmi to dla Ciebie znajomo i walczyłeś o stworzenie wydajnego środowiska do pracy zespołowej, mamy dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek!
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się o naszych najlepszych praktykach w napędzaniu innowacji, wzrostu i doskonałości poprzez angażowanie swoich kolegów w opracowywanie i dokumentowanie nowych procesów oraz ocenę i monitorowanie istniejącego portfolio procesów.
Spis Treści

Tworzenie angażującego i integrującego środowiska BPM

Niestety, wyzwania takie jak to opisane powyżej często są rzeczywistością, ale pozytywną informacją jest to, że na pewno nie mierzysz się z tym problemem sam. Nic nie hamuje postępu tak bardzo, jak niedostateczna ilość informacji od komórek organizacyjnych. Czasami nawet wysłanie dziesiątek e-maili nie przynosi pożądanego rezultatu.
Oczywiście zawsze możesz zaplanować spotkanie online z kolegami, gdzie przy pomocy narzędzi do rysowania spróbujesz wspólnie zebrać najlepsze pomysły. Jednakże, na pewno nie jest to jeden z najbardziej skutecznych i efektywnych sposobów rozwiązywania tego typu problemów. Rozwiązanie jest łatwiejsze niż się wydaje, a my przedstawimy je w kolejnych sekcjach.
Zasadniczo wszystko sprowadza się do 2 rzeczy: dobrego planu i odpowiedniego zestawu narzędzi. Mówiąc o narzędziach, istnieje kilka możliwych alternatyw. Jednym z nich jest wprowadzenie systemu monitorowania, który wykrywa nieefektywności i problemy w istniejących procesach. Jednakże takie systemy pokazują zazwyczaj skutki, a nie przyczyny Twoich prawdziwych problemów.
Z naszej perspektywy druga opcja jest bardziej realna. System, który pozwala na zbieranie opinii podczas pracy nad tworzeniem nowych procesów. Taki system zapewniłby dedykowane miejsce do dyskusji, opinii oraz wniosków, umożliwiając tym, którzy chcą i potrzebują tego, kierowanie ewolucją istniejących procesów.
Platformy BPM, takie jak system ADONIS, dają dokładnie takie możliwości i mogą być kluczowe dla efektywnego zespołowego zarządzania procesami. Zapewniają one wszechstronne i zintegrowane możliwości współpracy dla projektantów procesów, analityków i właścicieli procesów podczas doskonalenia istniejących procesów oraz projektowania nowych. Co więcej, aspekty współpracy obejmują również pracowników, czyli „końcowych konsumentów” takich informacji, umożliwiając im również dyskusję i dzielenie się swoimi przemyśleniami na ten temat.

Jak taka współpraca wygląda w praktyce?

Udzielaj opinii bezpośrednio na etapie tworzenia
Platformy BPM pozwalają na dodawanie notatek w trakcie pracy nad modelem procesu, bez względu na to, czy jest to model diagramu procesu, model customer journey, czy model architektury procesów. Takie szybkie opinie ułatwiają projektowanie nowych procesów oraz przeglądanie istniejących, ponieważ takie działania są zwykle opracowywane tylko podczas warsztatów on-site, wirtualnych lub hybrydowych. Dodając notatki bezpośrednio do modelu, można pracować szybciej, także wtedy, gdy mamy do dyspozycji ograniczony czas.
Szybko zbieraj opinie od kolegów
Narzędzia BPM usprawniają komunikację przy pracy nad procesami oraz zapewniają platformę do interakcji z kolegami, zachęcając ich do udzielania odpowiedzi na pytania i/lub proponowania dalszych opinii na dany temat. Wszyscy zaangażowani pracownicy są natychmiastowo powiadamiani o nowych komentarzach, na które mogą odpowiedzieć bezpośrednio lub w późniejszym czasie.
Zapewnij jakość swoich komentarzy
Kiedy pierwsza wersja Twojego nowego lub zmienionego modelu procesu jest gotowa do zatwierdzenia, zazwyczaj przechodzi ona przez proces akceptacji. Etapy zatwierdzania mogą się dzielić na akceptację metodyczną i akceptację biznesową oraz obejmować serię kontroli, w celu zapewnienia spójności Twojego modelu z pewnymi podstawowymi zasadami, na przykład zgodność z odpowiednimi regułami i przepisami. Funkcje współpracy w narzędziach BPM pozwalają na szybką, łatwą i bezpośrednią wymianę opinii, rozwiązując problemy, które mogą powodować niepotrzebne opóźnienia, nieefektywną wymianę opinii zwrotnych lub utratę informacji z korespondencji e-mail itp.

Podsumowanie

Aby Twoje inicjatywy BPM odniosły sukces, musisz wdrożyć ideę ciągłego doskonalenia w Twojej organizacji. Najlepsze pomysły często pochodzą bezpośrednio od osób zaangażowanych w wykonywanie procesów: Twoich pracowników! Dlatego musisz zapewnić im możliwość aktywnego komentowania i dzielenia się swoimi przemyśleniami, pomysłami i sugestiami dotyczącymi ulepszania procesów oraz zapewnienia im dostępu do najnowszych informacji o BPM i procesach.
Dzięki wprowadzeniu narzędzia BPM, które zapewnia szereg możliwości współpracy, można bezpośrednio zaangażować wszystkich ekspertów z danej dziedziny w tworzenie i publikowanie nowych treści oraz wykorzystać wewnętrzną wiedzę, aby wymieniać się opiniami i innowacjami między wszystkimi pracownikami w organizacji.
Jeśli jesteś zainteresowany zwiększeniem zaangażowania w pracę nad procesami oraz rozpoczęciem współpracy z narzędziami BPM, skontaktuj się z naszymi ekspertami i rozpocznij popularyzację swojego BPM już dziś!